Todos nós temos 24 horas por dia. Mas, por que parece que algumas pessoas tem mais tempo e conseguem tirar o máximo proveito de cada minuto do dia?

Acredite ou não, eles não têm o poder de retardar o tempo, no entanto, sabem como administrar seu tempo de maneira adequada.

Quer saber como você pode se tornar um mestre em gerenciamento de tempo também?

Comece usando estas 19 dicas superpoderosas de gerenciamento de tempo.

1. Audite suas tarefas

Quando se trata de gerenciamento de tempo, o primeiro passo que você precisa dar é descobrir para onde seu tempo realmente vai. Você pode acreditar que simples tarefas como whatsapp, facebook, e-email podem tomar pouco tempo, porém isso pode ser um grande erro, quando vemos, se foi um dia e tarefas ficaram a fazer.

A maneira mais fácil de controlar o seu tempo é baixar um aplicativo como RescueTime ,  Toggl  ou Google agenda para controlar tudo o que você faz durante uma semana.

Você pode acessar um relatório para descobrir o que está roubando seu tempo. Com essas informações, você pode fazer os ajustes apropriados.

Ou mesmo uma agenda normal que ganhamos no final de ano ou em qualquer livraria você possa comprar…

2. Defina um limite de tempo para cada tarefa.

Descobri que definir um limite de tempo para cada tarefa evita que me distraia ou procrastine.

Por exemplo, se quero escrever um artigo para o meu blog, me dou duas horas. Então, se comecei às 8h, tento escrever até por volta das 10h, sei que é o tempo suficiente para terminar, evitando imprevistos.

3. Use uma lista de tarefas, mas não abandone as tarefas.

“Todas as metas e projetos são compostos de partes menores que precisam ser cumpridas para atingir a meta ou concluir o projeto. Crie listas de pequenas tarefas para cada meta e projeto, listando todas as etapas mensuráveis ​​que precisam ser realizadas ”

“Além de mantê-lo focado, isso também o motiva, pois você é capaz de ver o que já conquistou e o que resta”.

Ao mesmo tempo, haverá interrupções que podem impedi-lo de concluir uma tarefa. Recomendo que você “faça questão de sempre retornar e concluir essas tarefas assim que puder. Isso pode exigir que você defina um limite para o número de tarefas nas quais está trabalhando a qualquer momento. ”

4. Planeje com antecedência.

Uma das piores coisas que você pode fazer é acordar sem um plano para o dia, em vez de se concentrar no que precisa ser feito, você vagueia sem rumo e cuida de assuntos que não agregam valor algum ao seu dia.

É por isso que você deve sempre planejar com antecedência usando uma dessas opções;

No fina de seu expediente, antes de sair, passe os últimos 15 minutos organizando sua mesa e revisando e compondo uma lista de seus itens mais importantes para o outro dia.

5. Comece o dia fazendo o que é mais rápido

Para começar, você geralmente tem a maior quantidade de energia na parte da manhã, portanto, é melhor lidar com essas tarefas quando você não está com energia total, além disso, se fizer dessa forma, o teu dia será muito mais produtivo.

6. Aprenda a delegar / terceirizar.

Delegar e terceirizar pode ser um pouco complicado e para alguns, é difícil deixar outra pessoa fazer o trabalho que costumam fazer, sendo que eles não têm tempo para treinar outra pessoa para concluir certas tarefas.

O fato é que delegar ou terceirizar economiza muito tempo, pois diminui sua carga de trabalho – o que significa que você tem mais tempo para gastar em tarefas mais importantes ou fazer menos trabalho, transferindo algumas das responsabilidades para membros da equipe ou contrate um freelancer experiente.

7. Elimine a metade do trabalho.

“Em nossa era de constante distração, é estupidamente fácil dividir nossa atenção entre o que deveríamos estar fazendo e o que a sociedade nos bombardeia”, escreve James Clear .

“Normalmente, estamos equilibrando as necessidades de mensagens, e-mails e listas de tarefas ao mesmo tempo em que tentamos realizando algo, sendo raro estarmos totalmente engajados na tarefa que temos em mãos. ”

Clear apelidou isso de “meio trabalho” e aqui estão alguns exemplos;

Você está escrevendo um relatório, mas para aleatoriamente para verificar seu whatsapp sem motivo, ou você experimenta uma nova rotina de exercícios, mas muda para um novo programa alguns dias depois porque leu sobre ele online.

Enquanto fala ao telefone, sua mente vagueia para a caixa de entrada de seu e-mail.

“Independentemente de onde e como você cai na armadilha do meio-trabalho, o resultado é sempre o mesmo: você nunca está totalmente engajado na tarefa, raramente se compromete com uma tarefa por longos períodos de tempo, e isso leva você o dobro para realizar a metade ”, acrescenta Clear.

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Clear descobriu que a melhor maneira de superar a metade do trabalho é bloquear “um tempo significativo para se concentrar em um projeto e eliminar todo o resto”. Por exemplo, ele escolherá um exercício e só se concentrará nesse exercício enquanto se exercita, ele também reservará algumas horas para se dedicar a um projeto importante, mas deixará tudo o que tira atenção desligado ou mesmo seu smartphone em outra sala.

“Essa completa eliminação de distrações é a única maneira que conheço de entrar em um trabalho profundo e focado, evitando realizar ele em partes.”

8. Mude sua programação.

Se você está lendo este artigo, é óbvio que deseja descobrir algumas informações úteis sobre gerenciamento de tempo – e estou mais do que feliz em ajudá-lo a colocá-lo, porém, se você está lutando com o gerenciamento do tempo, a solução pode ser tão simples quanto mudar sua programação.

Indico um livro que me ajudou muito a transformar meu tempo mais produtivo:

• A tríade do tempo

Por exemplo, em vez de dormir até 6h30, acorde uma hora antes, acho que 5h15 é o horário mais produtivo do dia, pois me dá tempo para fazer exercícios, planejar meu dia, ler meus e-mails e até mesmo trabalhar em projetos paralelos sem ser perturbado.

Além disso, considere acordar mais cedo nos fins de semana e talvez reduzir a quantidade de TV que você assiste, cuidado com as armadilhas dos seriados, como Netflix…

9. Deixe uma folga de tempo entre as tarefas e as reuniões.

Pular imediatamente de uma tarefa ou reunião para a próxima pode parecer um bom uso do seu tempo, mas na verdade tem o efeito oposto.

Precisamos de tempo para clarear nossas mentes e recarregar as baterias, caminhando, meditando ou apenas sonhando acordado, afinal, o cérebro humano só consegue se concentrar por cerca de 90 minutos por vez .

Sem essa pausa, é mais difícil manter o foco e a motivação e a sobra de tempo entre um horário e outro pode evitar atrasos para a próxima reunião, acho que o tempo você pode definir entre tarefas e reuniões, qual seria a quantidade ideal.

10. Organize-se e realize uma única tarefa de cada vez.

Comece organizando as coisas e colocando cada uma em seu lugar, certifique-se de que os itens são colocados de volta onde pertencem, dessa foram, ao final do dia, limpe seu local de trabalho e crie um sistema de gerenciamento de documentos.

Um sistema que sugiro aprender e implantar, é o 5S.

11. Siga a regra 80-20 para ganhar tempo.

O Princípio de Pareto, também conhecido como regra 80-20, sugere que 80% dos resultados vêm de 20% do esforço investido. Isso é comumente usado em vendas, pois 80% das vendas normalmente vêm de 20% dos clientes.

Quando se trata de como você deve administrar seu tempo, esse princípio também pode ser aplicado. 80% dos seus resultados vêm de 20% das suas ações.

Sugiro que você comece olhando “para sua agenda ou lista de tarefas todos os dias. Para simplificar, tente definir cinco tarefas que você precisa realizar, usando o princípio, você provavelmente pode eliminar a maioria dos itens de sua lista, o que pode parecer anormal no início, mas com o passar do tempo, isso irá condicioná-lo a aumentar o esforço nas tarefas mais importantes.

12. Use uma agenda online.

As agendas sempre foram uma ferramenta fundamental para o gerenciamento do tempo, no entanto, as agendas online levaram isso para o próximo nível. Isso porque você pode acessá-lo de vários dispositivos, agendar reuniões e compromissos facilmente, configurar lembretes, criar blocos de tempo e agendar eventos recorrentes.

Pessoalmente, uso o Google Agenda, acho que é o melhor, porém o Outlook e o Apple Calendar também funcionam bem.

13. Pare de ser perfeito.

Quando você é um perfeccionista, nada nunca será bom o suficiente, isso significa que você continuará voltando à mesma tarefa indefinidamente, como resultado você acha que seu dia será produtivo?

Então, pare de ser perfeito, não existe. Faça o melhor que puder e siga em frente.

14. Basta dizer “Não”.

Sei que você não tem dificuldade de dizer não, mas só você pode lidar com tanto. Se você já está com a agenda cheias, recuse o qualquer convite ou mesmo em ajudar seus colegas em um projeto, até que tenha tempo livre.

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15. Incutir hábitos fundamentais ganha tempo.

Charles Duhigg, autor de ” O PODER DO HÁBITO”, cunhou o termo “hábitos fundamentais”. Mas o que são eles? Simplificando, são hábitos que podem transformar sua vida, como exercícios, rastrear o que você come, desenvolver rotinas diárias e meditar.

Esses hábitos substituem os maus hábitos e solicitam outros bons hábitos e como resultado, você será mais saudável, mais focado e mais bem preparado para administrar seu tempo.

16. Não perca tempo esperando.

Serei honesto, não tenho muita paciência em esperar, não é que eu seja impaciente, é que sei que este é um tempo que poderia ser melhor aproveitado.

No entanto, em vez de perder tempo, descobri maneiras de tirar o melhor proveito disso, por exemplo, enquanto estou sentado em uma sala de espera, leio um livro inspirador, ouço um podcast ou preparo um futuro post no blog.

17. Home Office

Você sabia que o deslocamento diário do brasileiro custa R$ 290 Bi? E, para piorar as coisas, esse deslocamento diário está ficando mais longo, some-se a isso a quantidade de tempo que leva para ficar pronto e você poderá ver facilmente quanto tempo é desperdiçado indo e voltando do trabalho.

https://www.otempo.com.br/economia/tempo-perdido-no-transito-custa-r-290-bi-1.2000029

Embora não seja possível para todos os empregos, o trabalho à distância, mesmo duas vezes por semana, pode acabar economizando várias horas por semana.

18. Encontre inspiração.

Quando estou procrastinando, uso algumas fontes de inspiração, como uma palestra TED ou uma biografia. É uma maneira simples de reacender o fogo para me motivar e voltar aos trilhos.

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19. Agrupe tarefas semelhantes.

Quando você tiver um trabalho relacionado, agrupe-os em lotes, por exemplo, não responda a seus e-mails e telefonemas durante o dia, agende um horário específico para lidar com essas tarefas.

A razão? Tarefas diferentes exigem diferentes tipos de pensamento, ao agrupar tarefas relacionadas, seu cérebro não está mudando de marcha – o que significa que você corta esse tempo reorientando.

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João Ricardo Zimmermann
Personal Coach & Consultor para Pessoas, Líderes e Organizações
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